NORME DELL’INSTITUTUM CARMELITANUM

I. Natura, compiti e finalità

1. L’Institutum Carmelitanum è il centro per la ricerca scientifica sulla storia, spiritualità, carisma e cultura dell’Ordine Carmelitano e per la comunicazione dei risultati. L’Institutum Carmelitanum promuove ricerche de re carmelitana, con attenzione all’interdisciplinarietà, all’inculturazione del carisma e al dialogo con le problematiche, le domande e le sfide del mondo contemporaneo. Per conseguire i suoi scopi l’Institutum Carmelitanum promuove la collaborazione con altri enti di ricerca e studiosi carmelitani e non. Esso non persegue scopi di lucro.

2. L’Institutum Carmelitanum è istituito dal Capitolo generale dell’Ordine Carmelitano e regolato secondo le Costituzioni dalle seguenti Norme, approvate dal Consiglio generale. L’Institutum Carmelitanum ha sede in Roma, presso il Centro Internazionale Sant’Alberto (CISA), in via Sforza Pallavicini, 10 – 00193. Ad esso sono affidati l’Archivio Generale e la Biblioteca Generale Carmelitana dell’Ordine.

3. I compiti dell’Institutum Carmelitanum sono:

• mettere a disposizione di tutti i membri della famiglia carmelitana, della Chiesa e del mondo la ricca eredità della nostra spiritualità e storia, del nostro carisma e della nostra cultura
• promuovere e coordinare la ricerca scientifica in re carmelitana attraverso un programma di studi e di ricerche, da curare da parte dei ricercatori espressamente incaricati per ognuno di essi, favorendo progetti di ricerca comune, senza escludere quella personale
• introdurre alla ricerca in re carmelitana attraverso corsi o altre opportune iniziative
• offrire sussidi o borse di studio ai ricercatori che intendono condurre indagini nell’ambito carmelitano
• fungere da organo di consultazione del Consiglio generale nelle diverse aree di competenza
• coltivare rapporti di collaborazione con altri centri ed istituzioni similari sia dell’Ordine sia fuori di esso e con iniziative culturali concernenti il Carmelo; attivare, a tale scopo, un coordinamento tra gli istituti carmelitani a carattere prevalentemente scientifico
• collaborare nella realizzazione di incontri e corsi di formazione sia iniziale che permanente, secondo le richieste delle Province, Commissioni internazionali e della Curia generale
• curare la collaborazione con le Edizioni Carmelitane, con le quali pubblica le collane scientifiche, e la pubblicazione della rivista Carmelus del medesimo Institutum
• curare la custodia e la valorizzazione dell’Archivio Generale dell’Ordine e della Biblioteca Generale Carmelitana, oltre che dei beni culturali dell’Ordine, con una opportuna politica di valorizzazione e di collaborazione con altri enti (archivi, biblioteche, musei)   

II. Struttura e ruoli

4. L’Institutum Carmelitanum, i cui membri siano qualificati accademicamente secondo le rispettive funzioni o competenti nelle diverse aree di attenzione, è formato da:

• Preside
• Consiglio Scientifico
• Segretariato
• Collaboratori associati

Il Preside

5. Il Preside viene nominato dal Consiglio generale dell’Ordine e deve risiedere ordinariamente a Roma. Rimane in carica sei anni, rinnovabili per un altro mandato. I suoi compiti sono:

• dirigere e coordinare le ricerche e tutte le attività scientifiche dell’Institutum Carmelitanum secondo la programmazione fatta dal Consiglio Scientifico
• prendere le decisioni concrete per eseguire i lavori programmati e in casi urgenti
• stimolare nuove iniziative e raccogliere proposte per studi e ricerche
• occuparsi della corrispondenza diaria; curare di far rispondere a domande riguardanti la storia e la spiritualità carmelitana
• coinvolgere, in accordo con il Regens studiorum del CISA, gli studenti ivi presenti in alcune attività dell’Institutum Carmelitanum (p.e. bibliografia, schedature, partecipazione a congressi, recensioni ecc.)
• mantenere il contatto con altri istituti e centri scientifici carmelitani e non solo; curare la partecipazione a congressi scientifici e convegni simili
• curare la relazione con le Edizioni Carmelitane della Curia generale per la pubblicazione dei volumi delle collane scientifiche e della rivista Carmelus affidate all’Institutum Carmelitanum
• affidare di volta in volta la revisione scientifica dei volumi delle collane curate dall’Institutum Carmelitanum
• presentare annualmente al Consiglio generale una relazione, approvata dal Consiglio Scientifico, sull’attività e l’amministrazione complessiva dell’Institutum Carmelitanum, includendo l’Archivio Generale e la Biblioteca Generale Carmelitana.

Il Consiglio Scientifico

6. Il Consiglio Scientifico è formato dal Preside e da non oltre 10 membri, inclusi:

• Segretario
• Direttore della rivista Carmelus
• Archivista generale
• Bibliotecario
• Bibliografo

Alcune di queste funzioni possono essere esercitate dalla stessa persona. I membri sono nominati dal Consiglio generale dell’Ordine, in dialogo con il Preside, e restano in carica sei anni (sempre rinnovabili). Le loro nomine o scadenze siano separate dal mandato del Consiglio generale e potranno avvenire, per ciascuno di essi, anche in tempi diversi.

7. Il Consiglio Scientifico si riunisca almeno una volta l’anno per trattare i progetti in corso e le nuove proposte. Compito del Consiglio Scientifico è:

• collaborare con il Preside per organizzare, pianificare e valutare l’attività scientifica dell’Institutum Carmelitanum
• approvare la relazione annuale e il bilancio annuale dell’Institutum Carmelitanum che il Preside presenterà al Consiglio generale
• approvare, su suggerimento dell’Archivista generale e del Bibliotecario generale, i regolamenti della Biblioteca Generale Carmelitana e dell’Archivio Generale
• scegliere, tra i membri del Consiglio Scientifico, i componenti della redazione della rivista Carmelus
• invitare di volta in volta studiosi o ricercatori esperti nella propria materia per la realizzazione delle varie attività dell’Institutum Carmelitanum
• nominare, su presentazione di qualsiasi membro del Consiglio Scientifico, collaboratori associati dell’Institutum
• dare pareri o supporto al Consiglio generale o ad altri organismi dell’Ordine, avvalendosi di volta in volta persone competenti in aree determinate, come la vita religiosa o il Diritto Canonico.

Il Segretariato

8. Il Segretariato è formato dai seguenti membri del Consiglio Scientifico aventi responsabilità di settore: Preside, Segretario, Archivista e Bibliotecario. Essi fanno parte ordinariamente della comunità del Centro Internazionale Sant’Alberto di Roma. Inoltre, terranno riunioni regolari, secondo un calendario prestabilito, e almeno una volta l’anno.

9. È compito del Segretariato:

• essere di supporto al lavoro del Preside
• coordinare l’attività dell’Institutum Carmelitanum concretizzando, in modo particolare, la programmazione e le delibere del Consiglio Scientifico oppure realizzando eventi, come convegni, mostre ecc.
• seguire l’andamento delle pubblicazioni dell’Institutum Carmelitanum e di Carmelus, ad opera delle Edizioni Carmelitane,
• curare i rapporti con gli Istituti e con gli studiosi esterni che afferiscono all’Institutum Carmelitanum, all’Archivio e alla Biblioteca

Il Segretario

10. È compito del Segretario:

• preparare l’agenda delle riunioni del Consiglio Scientifico e del Segretariato e redigerne gli atti
• sollecitare il Direttore di Carmelus a informare periodicamente il Segretariato sull’andamento e le scadenze della rivista in riferimento alla raccolta o assegnazione di articoli e di recensioni
• sollecitare il Direttore di Edizioni Carmelitane a informare periodicamente il Segretariato sull’andamento e le scadenze delle pubblicazioni dell’Institutum Carmelitanum
• curare il sito web e la newsletter dell’Institutum Carmelitanum favorendo e diffondendo l’informazione sulle attività dello stesso Institutum. A tal fine si fa promotore della collaborazione con i siti web degli altri istituti e centri scientifici carmelitani.

Il Direttore di “Carmelus”

11. La rivista scientifica Carmelus, curata dall’Institutum Carmelitanum, si compone di una parte di studi scientifici e di una parte bibliografica. I compiti del Direttore della rivista Carmelus sono:

• convocare periodicamente la redazione della rivista per la programmazione dei vari numeri
• presentare la programmazione al Consiglio Scientifico
• provvedere, in collaborazione con il Preside e la redazione, alla revisione scientifica dei contributi
• collaborare con il Bibliografo per la pubblicazione della bibliografia
• informare periodicamente il Segretariato sull’andamento della rivista.

L’Archivista generale

12. L’Archivio Generale si compone della sezione storica, sita presso il CISA, e di quella corrente, sita presso la Curia generale. L’Archivista Generale è responsabile dell’intero patrimonio, pertanto l’Archivista della Curia collabora con l’Archivista Generale circa il mantenimento della sezione corrente. È compito dell’Archivista generale:

• curare quanto concerne l’ordinamento, la custodia, il restauro, la consultazione e la valorizzazione della documentazione conservata nell’Archivio
• sovrintendere il funzionamento della sezione corrente
• presentare annualmente una relazione al Consiglio Scientifico
• preparare e presentare annualmente, in dialogo con il Preside, il bilancio dell’Archivio
• dare opportune norme per regolare i rapporti tra la sezione storica e quella corrente, per la consultazione e la riproduzione dei documenti: tali norme verranno approvate dal Consiglio Scientifico.

Il Bibliotecario generale

13. La Biblioteca Generale Carmelitana si compone di una sezione generale, prevalentemente ad uso dei membri del CISA, e di una sezione specificamente carmelitana, che raccoglie tutte le pubblicazioni di autori e soggetto carmelitani. È compito del Bibliotecario generale:

• curare l’ordinamento, la conservazione, l’aggiornamento, la consultazione e la valorizzazione della Biblioteca.
• presentare annualmente una relazione al Consiglio Scientifico
• preparare e presentare annualmente, in dialogo con il Preside, il bilancio della Biblioteca per la sezione generale e quella carmelitana
• dare opportune norme per la consultazione della Biblioteca e per la riproduzione di libri che verranno approvate dal Consiglio Scientifico.
• aiutare il Bibliografo nella compilazione della bibliografia annuale da pubblicare sulla rivista
• invitare annualmente le Province e i religiosi dell’Ordine, che curano pubblicazioni “de re carmelitana” e anche su altri temi, ad inviare in omaggio due copie di esse alla Biblioteca Generale Carmelitana.

Il Bibliografo

14. È compito del Bibliografo:

• curare i lavori bibliografici, secondo la programmazione dell’Institutum Carmelitanum
• preparare la bibliografia annuale carmelitana, tenendo anche conto delle pubblicazioni on-line
• collaborare con il Direttore di Carmelus per la pubblicazione della bibliografia promuovendone la diffusione a stampa e in rete
• curare la corrispondenza e la collaborazione con altri esperti del settore, in particolare con gli archivisti e i bibliotecari dell’Ordine
• collaborare con i carmelitani scalzi per la pubblicazione on-line della Bibliographia Internationalis Spiritualitatis (BIS)
• far conoscere, specialmente ai membri dell’Ordine, le ultime pubblicazione in “re carmelitana” di particolare rilevanza, avvalendosi anche dei social network, in collaborazione con il Bibliotecario generale e il Direttore delle Comunicazioni dell’Ordine.

I collaboratori associati

15. I collaboratori associati devono essere almeno licenziati o con titolo equivalente. Essi vengono nominati dal Consiglio Scientifico su presentazione di qualsiasi membro del Consiglio stesso, in base al curriculum e alle ricerche o studi condotti nella materia carmelitana. La durata della loro nomina potrà essere o sessennale o limitata al tempo della collaborazione. I collaboratori associati devono essere disponibili – oltre ad eseguire gli studi o ricerche relative ad un progetto concreto suggerito o accettato dal Consiglio scientifico – a svolgere anche altre attività nell’Institutum Carmelitanum stesso (per es. aiuto per la bibliografia, schedature, elaborazione di sussidi, studi comuni o particolari, partecipazione a congressi, recensioni, consulenza o revisione scientifica delle pubblicazioni ecc.).

III. Amministrazione

 16. La Curia generale, attraverso le persone deputate allo scopo, è responsabile della sicurezza dei luoghi dove è ubicato l’Institutum Carmelitanum. Pertanto, sarà suo compito di verificare il controllo periodico o l’aggiornamento della messa in sicurezza degli ambienti. I responsabili dei vari uffici dell’Institutum (presidenza, archivio, biblioteca ecc.) si preoccuperanno di inviare eventuali segnalazioni alla Curia in merito.

17. Per svolgere la sua attività l’Institutum Carmelitanum riceve ogni anno un contributo da parte dell’Ordine, stabilito dal Consiglio generale. Tale contributo sarà elargito in parte all’Institutum, nel suo complesso, in parte all’Archivio e in parte alla Biblioteca, secondo le esigenze, le attività e la programmazione di ciascun settore, così come indicate nei rispettivi preventivi. Per preventivi eccendenti in maniera significativa il contributo stabilito dal Consiglio generale, e autorizzati dal Comitato Scientifico, si richiederà l’approvazione del medesimo Consiglio generale.

18. L’Institutum Carmelitanum potrà integrare il finanziamento dell’Ordine con altri donativi o contributi esterni da parte di enti pubblici o privati. A tal fine il Preside, l’Archivista e il Bibliotecario si attiveranno per cercare o partecipare a quei finanziamenti elargiti per le attività dei loro rispettivi settori.

19. L’amministrazione contabile dell’Institutum Carmelitanum sarà curata da un incaricato nominato dalla Curia generale. Tale amministratore può essere anche non membro dell’Institutum Carmelitanum, purché abbia una comprensione adeguata del tipo di lavoro compiuto dall’Institutum Carmelitanum medesimo. L’amministratore assisterà il Preside, l’Archivista e il Bibliotecario nell’amministrazione dei loro rispettivi settori e nelle attività o pratiche di carattere legale ed economico. Inoltre, prenderà parte, per gli argomenti che lo riguardano, alle riunioni del Consiglio Scientifico.

20. Ogni anno il Preside, l’Archivista e il Bibliotecario, con l’assistenza dell’amministratore, prepareranno il bilancio consuntivo dell’anno precedente e quello preventivo dell’anno successivo del proprio settore. Il Preside, o l’amministratore su suo incarico, presenterà ogni anno il bilancio complessivo dettagliato dell’intero Institutum al Consiglio Scientifico, che lo valuta e lo approva. Ottenuta l’approvazione, il Preside invierà il bilancio alla Curia generale.